行政管理流程设计及描述：档案管理、车辆管理、接待管理
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01 档案管理流程图及描述
02 车辆管理流程图及描述
03 接待管理流程图及描述
流程设计
一、档案管理流程图及描述
档案管理流程图
档案管理流程图描述
流程规范事项
1．流程规范的业务：档案管理业务。
2．本流程由 档案分类 事件触发，输入信息为 档案管理办法 ；本流程结束状态为 实施档案利用、更新、销毁管理 ，输出信息为 档案分类编号目录 。
管理职责
2．行政经理，负责审核档案管理办法，全面指导档案管理工作。
1．行政主管，负责保存期限不同的档案的定期检查工作。
3．档案管理员：负责收集档案，做好档案进行分类、编号、保管工作。
流程节点说明
1．拟定“档案管理办法”：档案管理员根据企业规定拟定“档案管理办法”，交行政主管和行政经理审核。
2．收集相关文件：档案管理员在归档中应该收集齐全文件的定稿、正本和有关材料，保证档案的完整性；在档案管理中要对资料去粗取精，以便确定资料的利用价值。
3．整理形成档案雏形：整理的主要任务是把零散的、需要修改的档案进行分类、组织和编目，使其形成一个固定的体系，便于档案的使用。
4．根据档案性质进行分类：档案管理员根据档案来源、时间、内容或形式的异同，按照一定体系对档案进行分类，再将同一类档案进行细分，便于档案编号。
5．按照规定对已分类的档案进行分类：对于已分类的档案，档案管理员按照规定对其进行编号，以便日后查找。
6．将已分类、编号的档案进行归档、保存：档案管理员将已分类、编号的档案进行归档、保存，对于保存期不同的档案进行定期检查；根据当当的材质和状况采取不同的安全保护措施，维护档案的完整与安全，延长档案寿命。
流程文件
1．档案管理办法。
2．档案登记表。
2．档案检查记录表。
3．档案编号查阅表。
流程优化思路
1．程序衔接：对管理流程进行整体统筹，避免程序衔接不紧密或执行不顺畅。
2．市场变化：根据市场变化重新审视管理工作及流程，以加强管理工作与市场要求的匹配度。
3．调整：重新梳理各环节的逻辑关系，调整不合理流向，达成流程环节间的无缝衔接。
行政部
二、车辆管理流程图及描述
车辆管理流程图
车辆管理流程图描述
流程规范事项
1．流程规范的业务：车辆管理流程.
2．本流程由 车辆请用 事件触发，输入信息为 日常用车管理制度 ；本流程结束状态为 用车信息记录 ，输出信息为 车辆请用维修记录 。
管理职责
1．行政经理，负责车辆使用申请单的审批工作，监督、指导车辆管理工作。
2．车辆主管，负责车辆使用申请单的初步审核工作，查询车辆使用信息，做好车辆调配工作，车辆使用完毕后，检查并回收车辆，检查车辆是否有损坏，如若损坏送维修单位进行修理，没有损坏，填写用车记录
3．用车部门，填写用车申请表，审批通过后，接车进行使用，使用完毕后，接收部门主管的检查，若出现损坏，将车送至维修单位维修，做好维修后的检查工作。
流程节点说明
1．填写“车辆请用单”：用车部门填写“车辆使用申请单”，申请使用车辆，车辆主管对车辆申请进行审核，经行政经理审核签字后使用车辆。
2．调配车辆：车辆主管对车辆进行调配，以用车单送达的先后顺序及办理事情的轻重缓急程序安排车辆。
3．检查并回收车辆：对于用车部门归还的车辆，车辆主管要认真进行检查，发现车辆损坏及时将损坏情况进行登记，并要求用车人员及时维修车辆。
4．维修车辆检查：用车部门对车辆维修情况进行检查，检查完毕后及时将车辆归还。
5．维修项目记录：车辆主管对维修车辆的维修项目进行登记。
流程文件
1．车辆请用单。
2．用车登记表。
3．车辆维修申请表。
4．维修车辆信息登记表。
流程优化思路
1．优化时间：行政人员应根据企业经营环境、组织、政策等相应的变化，于合适的时机进行流程优化工作，以使优化后的流程大力提升企业运营效率。
2．调整：重新梳理各环节的逻辑关系，调整不合理流向，达成流程环节间的无缝衔接。
3．程序衔接：对管理流程进行整体统筹，避免程序衔接不紧密或执行不顺畅。
行政部
三、接待管理流程图及描述
接待管理流程图
接待管理流程图描述
流程规范事项
1．流程规范的业务：客户来访接待管理。
2．本流程由 客人来访 事件触发，输入信息为 客人来访预约记录 ；本流程结束状态为 来访客人信息存档 ，输出信息为 客人来访信息记录 。
管理职责
2．前台主管，负责录入的来访信息的审核工作，指导接待人员做好来访接待工作。
1．前台专员，负责整理预约记录，确认来客访问事宜，做好来访登记工作，通知被访部门进行来访接待。
3．相关职能部门，配合前台部接待来访客人相关工作，提前告知来访者情况，做好来访客户的接待工作，好来访客人的送别工作。
流程节点说明
1．整理预约记录：各职能部门人员将预约客人情况通知前台，前台专员每日汇总当日预约记录，整理出当天已事先预约的来访者单位、职务、时间、事由和接待者等信息。
2．确认来访事宜：前台专员通过电话等方式提醒相关同事，确认客人到访事宜。
3．来访登记：客人到访，前台专员礼貌相迎并让其填写“企业来访客人登记表”。
4．通知被访者：前台专员确认来访人员的相关细节及访问对象、事由，及时通知被访者，并安排客人等候。
5．引领会见：前台专员指引或亲自引领客人到指定的场所等待会见。
6．录入、记录和汇总来访信息：送走客人后，前台专员将来访客人信息录入到相关信息系统中。
7．存档：及时汇总当日来客访问信息，报前台主管审核后存档。
流程文件
1．企业来访客人登记表。
2．企业来访客人信息汇总表。
3．日常接待工作管理制度。
流程优化思路
1．优化时间：前台部人员应根据企业经营环境、组织、政策等相应的变化，于合适的时机进行流程优化工作，以使优化后的流程大力提升企业运营效率。
2．组织变化：根据组织目标、架构或组织运作方式的变化进行流程优化，使管理流程与组织战略与职能相匹配。
3．程序衔接：对管理流程进行整体统筹，避免程序衔接不紧密或执行不顺畅。
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