如何节省采购成本？SRM系统来帮你
采购部门通常是企业支出的主要来源之一，降低采购成本、提高采购效率对于企业来说至关重要。尤其是生产型企业，每年采购费用大约占60%，节省下来的每一分钱都是利润。
那么如何节省采购成本呢？这就需要从整个业务流程来全面考虑。使用采购管理系统（SRM系统）来跟踪采购寻源、采购合同、采购订单、供应商全生命周期管理等，可以更好地优化采购过程，达到采购降本的目标。
一、供应商管理
1、供应商申请
“供应商申请”是采购方与供应商建立合作关系的第一步。通过SRM系统，采购方可以在“平台供应商库”中搜索其他企业，邀请其成为供应商。供应商也可以在平台上搜索客户，自主申请成为供应商，在线填写相关申请表，采购方审批通过之后，系统自动创建供应商档案，不需要采购方再次手工录入。
2、供应商注册
“供应商注册”是实现采供双方在线协同的重要步骤，在供应商注册过程中，需要供应商提供更多的信息，通常包括产品或服务、供货能力、产品质量等方面的内容，通过合理选择、审核和管理供应商，对供应商准入设立门槛，筛选掉不符合采购方要求的供应商。
3、供应商品类认证
“品类认证”是评估注册供应商对某些品类、某些地区，在指定有效期内的供货资格。品类认证流程可以包括多份问卷，由供应商或内部人员填写，采购方对填写的问卷进行审批，通过后，供应商就具备对应的供货资格。完成品类认证流程，可以对供应商进行更为精准地筛选，确保产品或服务的一致性和可靠性。
4、供应商绩效评估
“供应商绩效评估”是对供应商在合作过程中的表现进行评价和分析的过程。供应商在采购执行过程中的质量、服务、技术能力等表现，可以作为绩效评估的数据来源，通过自动统计、问卷评估等进行综合评分。
SRM系统中的绩效评估结果不仅包括供应商的排名，还提供多种可视化分析方法，帮助供采双方更直观更深入地发现供应商的优势及潜在问题。
5、供应商生命周期管理
“供应商全生命周期管理”是指在供应链管理中对供应商从选定到退出整个过程的综合管理。在SRM系统中，从注册流程开始，到淘汰供应商，供应商管理系统中可自定义一套供应商分级标准，采购方可以参考供应商表现及绩效考核结果，对其进行升级降级。
例如，表现好的供应商，可以升级，优先与其进行合作，获取更优的报价和服务，降低采购成本；表现较差的供应商，可以降级，减少合作内容，甚至淘汰，逐步优化供应链组成结构。
小结：
使用SRM系统，可以帮助企业节省50%的供应商管理工作量，沉淀优秀供应商资源，建立、维护以及保持双赢关系。
二、战略寻源
在传统采购流程中，寻源工作往往成为一个难点。这是因为：①传统寻源范围小，竞价的空间和时间受到限制，缺少足够的竞争；②寻源过程的透明度低，人为因素大，风险监测滞后而且难以管控；③寻源流程非常繁琐，沟通困难，费时且效果不佳。
SRM系统中的战略寻源模块支持资格预审、流程审批、变更管理、多轮次竞标、提疑答疑、分量授标、标段管理、代理投标、阶梯报价、折扣报价等功能，最大程度地满足企业实际寻源需求。
1、公开寻源
- SRM系统汇聚了大量的寻源商机，每周新增超过30万条，吸引了众多供应商订阅和搜索
- 招投标项目不再是指定的少数几家供应商参与，更多优质、竞争力强的供应商可以主动报名参与
- 扩大了寻源范围，减少人为因素影响，更容易取得公信力
- 节省寻找供应商的精力，减少新供应商开发工作量
2、在线竞价
- 企业公开发布竞价信息，供应商自主报名，参与者更多
- 通过多轮报价等规则获取最低价格，竞争更充分
- 系统自动检查报价是否符合竞价规则，价格实时展示，自动进行排名
- 竞价记录可追溯，确保竞价过程的公正和透明度
3、寻源文件结构化
- SRM系统支持建立寻源标准内容库、模板库
- 支持一键复制历史内容，文件编制更快更规范
- 确保投标内容和招标要求一一对应，自动检查投标错误
- 投标文件更易对比，评标更高效
4、招标监控
- SRM系统实时收集供应商报名、投标进度、专家评分、授标等信息
- 自动计算并统计评分排名，减少人工对比和计算工作
- 可视化数据展示和分析，更直观更全面
- 及时发现和定位寻源过程中出现的问题
小结：
通过SRM系统，实现寻源全过程可控可查，在较大程度上规避不规范的招投标流程。采购方可以利用供应商的竞争，获得更优的报价和服务，降低采购成本。
三、采购合同管理
从起草、审批、签订，到履约、归档和统计，采购合同管理涉及的业务节点和角色繁多，如果没有建立完善的管理系统，忽视了合同执行与风险评估，将会给采购工作带来许多困扰和挑战。
SRM系统中的合同管理模块，支持多种类型的采购合同，帮助企业建立结构化电子合同库。将合同数据与供应商主数据、物料主数据、寻源数据打通，并对合同编制、合同确认、合同履约、合同归档等环节进行更智能的跟踪和管理。
1、合同编制更方便
SRM系统支持寻源结果一键生成合同，自动填充供应商资料、合同金额、期限、合同行等必要信息。可以自定义合同模板库和规范条款库，方便起草人员直接引用，实现了合同内容的标准化和结构化，有助于编写、评审与对比，相较于传统模式，效率提升60%。
2、合同合规性更有保障
SRM系统可以对合同关键节点进行实时提醒，例如合同变更提醒、超期提醒等，支持版本比对，快速识别文本差异，全方位保证合同签约及执行过程中的合规性。
3、合同在线审批和确认
采购方通过寻源结果生成采购合同，或者在线创建电子合同，自动流转给相关负责人审批，审批完成后，合同自动发送给供应商，供应商在线进行确认和签署，合同的审批状态和签署状态随时可查。
4、有效指导采购执行
SRM系统中，对于单次合同，供应商可以直接基于合同发货和开票；对于框架合同，采购方可以基于合同下订单，自动适配框架条款约定，数据自动关联。
5、合同履约状态实时监控
在SRM系统中，可以设置合同到期前自动发邮件和系统通知，提醒采供双方是否需要续约。合同过期后SRM系统不支持继续履约下单，避免超期执行的问题。SRM系统还可以对某一个标的设置采购量和采购金额上限，当超出上限时，会发出预警，以避免超额、超量采购的问题。
小结：
采用SRM系统，能够提升采购合同编制的效率和质量，帮助采购团队更好地管理合同关系，加强合同履约监控，减少风险和纠纷的发生。
四、采购执行
企业采购执行过程主要涵盖采购计划、采购订单、交货管理、质量检验、收货管理等环节，通过SRM系统的在线协同，企业可以实时共享信息、协作处理订单、提高供应链协调能力，从而将采购执行效率提升80%以上。
1、电子订单转换
SRM系统中的采购需求一般有多种来源：例如手工创建、从ERP接入、从OA获取、Excel导入等。基于采购需求匹配供应源直接生成电子订单，简化手工录入订单的繁琐操作。
2、订单在线确认
SRM系统打破了采购端和供应商端的壁垒，将采购订单线上推送给供应商，供应商在线协同及时沟通确认，做到确认记录留痕。
3、统一物料条码
在SRM系统中，采购方可以设置物料条码类型、条码规则和条码模板，供应商送货时能够按照客户要求打印条码，能够极大地提高仓库收货效率。
4、收货效率提升
仓库收货时，直接扫描送货单条码和物料条码，人工清点货物辅助，快速完成收货。即使清点错误，冲销之后重新扫描收货即可。
5、对账明细自动汇聚
SRM系统实现采购执行过程的信息化跟踪，所有结算依据达到结算标准后自动汇聚到待对账结算池，减少人工对账工作量，大大缩短了对账、结算、付款的处理时长，提升90%对账效率。
小结：
通过数字化和协同式的采购流程，企业能够从琐碎的事务性工作中解脱出来，同时加强部门间的协调与配合，以及与供应链伙伴之间的紧密合作，提高80%采购执行效率。
五、采购流程管理
企业实施采购管理时，往往存在采购工作流程不合理、采购授权和审批制度不明确、采购工作缺少监督制衡机制等问题，导致采购物资质次价高，出现舞弊行为或遭受欺诈，对企业的发展造成阻碍。因此企业一定要注重采购组织和采购团队管理。
1、采购流程标准化
SRM系统支持企业根据实际业务需求制定标准化采购流程，保持其流畅性和一致性，例如供应商注册流程、寻源审批流程、采购申请流程等。
2、灵活的权限配置
企业可以根据用户组分配相应权限，明确各部门各岗位人员的任务、权力和责任，不同的权限匹配不同的操作，防止人为破坏、数据泄漏、误操作等事故的发生。
3、采购执行透明化
采购寻源和采购执行全过程在线协同，信息透明可追溯，每一步操作都有记录，在一定程度上可以保障公平公正高效采购。
降低采购成本的策略会因为企业所在行业、规模、需求而有所不同，因此，企业要根据自身的具体情况选择合适的SRM系统和解决方案。此外，采购降本不是一蹴而就的事情，需要长期持续的努力和监督。
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